MAKALAH SISTEM DAN ORGANISASI.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang Masalah

Dizaman yang serba modern ini, kini banyak aktivitas manusia yang berhubungan dengan sistem informasi. Tidak hanya di Negara-negara maju, di Indonesia pun sistem informasi telah banyak diterapkan dimana-mana. Seperti di kantor, di pasar-pasar swalayan, di bandara, bahkan dirumah ketika pemakai sedang bercengkerama dengan dunia internet.  Entah disadari atau tidak, sistem informasi telah banyak membantu manusia dalam banyak hal.

Dewasa ini, sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi atau lembaga. Dengan adanya sistem informasi suatu lembaga atau perusahaan akan lebih dimudahkan dalam segala aktivitas lembaganya tersebut.

Dalam sebuah perusahaan, sistem informasi dianggap sebagai senjata dalam melakukan persaingan bisnis. Dengan adanya sistem informasi, maka suatu lembaga atau perusahaan dapat mencapai suatu keunggulan yang kompetitif.

Banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya. Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan olah raga dan lain sebagainya, lainnya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif.

1.2.Tujuan Penulisan

Dengan membahas materi tentang “ Sistem dan Organisasi ” ini, penulisan bertujuan agar :

1)      Lebih mengerti dan paham tentang gambaran sistem dan organisasi.

2)      Lebih mengetahui apa itu sistem dan organisasi.

BAB II

PEMBAHASAN

SISTEM DAN ORGANISASI.

1.      SISTEM

Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur  atau variabelvariabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain.

Sistem adalah sekumpulan unsur-unsur atau elemen-elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.  

Contoh : Sistem Komputer terdiri dari : Software, Hardware, Brainware.

Software ( Perangkat lunak / piranti lunak ) adalah proggam yang berisi perintah -perintah untuk melakukan pengolahan data.

Hardware ( perangkat keras / piranti keras ) adalah peralatan di sistem computer yang secara pisik terlihat dan dapat dijamah.

Brainware adalah manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta mengatur sistem computer.

Ketiga elemen sistem computer tersebut harus saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan. Hardware tanpa adanya Software, maka tidak akan berpungsiseperti yang diharapkan, hanya berupa benda mati saja. Software yang akan mengoperasikan Hardware –nya. Hardware yang sudah didukung oleh Software juga tidak akan berpungsi kalau tidak ada manusia yang mengoperasikan -nya.

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan[1].

Sistem sebagai sekelompok elemenelemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan[2].

Sistem terdiri dari unsure-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output)[3].

Menurut LUDWIG VON BARTALANFY, Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

Menurut ANATOL RAPOROT, Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

Menurut L. ACKOF, Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atas fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan[4].

Dapat disimpulkan bahwa, sistem adalah suatu elemen-elemen yang saling berhubungan satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sistem terdiri dari komponen – komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem terdiri dari system alamiah (sistem tata surya, sistem galaksi)  dan sistem yang dibuat manusia (sistem penjualan, sistem akuntansi).

1.1.Syarat-syarat sistem :

a)    Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.

b)      Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

c)    Adanya hubungan diantara elemen sistem.

d)   Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.

e)    Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

1.2.         Sistem dan Subsistem

Istilah sistem bukanlah hal yang asing bagi kebannyakan orang. Sering kali sistem mengacu pada komputer seperti IBM  PC atau Machintosh, tetapi juga bisa ke arah yang lebih luas seperti sistem tatasurya atau bahkan ke hal-hal yang lebih spesifik seperti sistem respirasi mamalia.

Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen  yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem. Sebagai contoh, raket dan pemukul bola kasti (masing-masing sebagai elemen) tidak bisa membentuk sebuah sistem, karena tidak ada sistem permainan olahraga yang memadukan kedua peralatan tersebut.

1.3.Elemen sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu :

1. Masukan
2. Keluaran
3. Proses
4. Mekanisme pengendalian dan Umpan balik
5. Tujuan

1. Masukan

Masukan (Input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa dari pelanggan).

Pada sistem informasi, masukan dapat berupa data transaksi, dan data non-transaksi (misalnya surat pemberitahuan) serta instruksi.

2. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transfer misi dari masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa hal-hal yang tidak berguna. Misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa pemanasan bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

Pada sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang bermacam-macam. Meringkas data, melakukan perhitungan, dan mengurutkan data merupakan beberapa contoh proses.

3. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informai, saran, cetakan laporan dan sebagainya.

4. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. Dalam bentuk yang sederhana, dilakukan perbandingan antara keluaran sistem dan keluaran yang dikehendaki (standar). Jika terdapat penyimpangan, maka akan dilakukan pengiriman  masukan untuk melakukan penyesuaian terhadap proses supaya keluaran berikutnya mendekati standar. Bila penyebab  penyimpangan terletak pada proses, maka prosesnyalah yang diperbaiki. Pada sistem informasi, cara yang pertama dapat memberikan masukan pada setiap individu atau memberikan ringkasan  kinerja terakhir untuk kegiatan manajemen. Adapun, hal yang terakhir sering terjadi pada sistem informasi karena program komputernyalah yang salah atau keluarannya dikehendaki untuk diubah.

Umpan balik seperti yang diutarakan di depan, yaitu menyesuaikan penyimpangan terhadap standar biasa disebut umpan balik negative (negative feedback).

5. Tujuan Sistem

Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan lain berbeda-beda.

Begitu pula yang berlaku pada sistem informasi. Setiap sistem informasi memiliki suatu tujuan, tetapi dengan tujuan yang berbeda-beda. Walaupun begitu, tujuan utama yang umum ada tiga macam (Hall, 2001) yaitu :

a)      Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen

b)      Untuk mendukung pengambilan keputusan

c)      Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan

Secara lebih spesifik, tujuan sistem informasi bergantung pada kegiatan yang ditangani. Namun, kecenderunga penggunaan sisem informasi lebih ditunjukkan pada usaha menuju keunggulan kompetitif, yang artinya mampu bersaing dan mengungguli pesaing. Pada pasar swalayan, tujuan sistem informasi adalah untuk mengurangi antrian (karena pemasukan data dapat dilakukan dengan cepat oleh kasir melalui pembacaan barcode), meningkatkan keakurasian dan sekaligus palayanan kepada pelanggan, serta mempercepat pemantauan terhadap sediaan barang. Pada bank, sistem informasi ditujukan untuk meningkatkan kepuasan nasabah. Misalnya, nasabah dipermudah dalam memperoleh informasi tabungan melalui fasilitas telepon, mengambil uang di counter-counter ATM, dan bahkan melakukan transfer via internet. Perusahaan buku online dapat membantu pembeli untuk mendapatkan buku-buku yang diperlukan dengan mudah dan sekaligus dapat mengurangi biaya operasional karena tidak perlu menyediakan toko atau ruang pemeran secara fisik.

1.4.Klasifikasi Sistem

Klasifikasi sistem dapat dibedakan diantaranya adalah sebagai berikut :

1.      Sistem Abstrak dan Sistem Fisik ( PHYSICAL SYSTEM ) :

Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep. Misalnya, sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan Tuhan.

Sistem fisik adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat. Misalnya: sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi, dan sistem transportasi.

Contoh :

-          Sistem transportasi, elemen : petugas,mesin, organisasi yang menjalankan transportasi.

-          Sistem Komputer, elemen : peralatan yang berfungsi bersamasama untuk menjalankan pengolahan data.

2.      Sistem Deterministik dan Probabilistik

Sistem deterministik adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat. Misalnya, sistem komputer.

Sistem probabilistik adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya, sistem arisan dan sistem sendian. Kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sendian dapat ditentukan, tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.

3.      Sistem Tertutup dan Terbuka

Sistem tertutup (closed system) adalah sistem  yang tidak bertukar materi, informasi, atau energy dengan lingkungan. Dengan kata lain, sistem ini tidak berinteraksi dan tidak diperngaruhi oleh lingkungan. Misalnya, reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi. Dalam fisika, sistem tertutup biasa disebut sistem yang mandiri. Selain sistem yang tertutup terdapat pula sistem yang telatif tertutup.

Ciri-ciri sebuah sistem yang relatif tertutup, antara lain sistem hanya mempunyai masukan dan keluaran yang tertentu, terkendali, dan gejolak di luar sistem (lingkungan) tidak mempengaruhinya. Misalnya, SPMB (Sistem penerimaan mahasiswa baru) di lingkungan Universitas negeri.

Sistem tebuka (open sistem) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Ciri-cirinya, sistem menerima masukan yang diketahui, yang bersifat acak, maupun gangguan. Selain itu, umumnya sistem melakukan adaptasi terhadap lingkungan. Pada umumnya, sistem perusahaan dagang merupakan contoh sistem yang tebuka. Perusahaan akan berusaha menyesuaikan diri terhadap lingkungan. Misalnya dengan mengikuti permintaan pasar, agar eksistensinya tetap dapat dipertahankan.

Sistem sediaan barang yang ditangani oleh komputer dapat berbentuk sistem terbuka ataupun relatif tertutup. Sebagai contoh, penentuan pemesanan kembali barang dapat ditentukan secara manual (oleh manusia) maupun oleh komputer itu sendiri. Jika penentuannya dilakukan oleh manusia, sistem tersebut tergolong sebagai sistem terbuka. Namun jika penentuannya adalah komputer, sistem tergolong sebagai sistem penutup.

4.      Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem alamian (natural sistem) adalah sistem yang terjadi karena alam (tidak dibuat oleh manusia). Misalnya, sistem tata surya.

Sistem buatan manusia  (human made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia. Misalnya, sistem komputer dan sistem mobil.

5.      Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks

Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem yang sederhana (misalnya sepeda) dan sistem yang kompleks (misalnya otak manusia).

1.5.Deterministik Sitem

Sistem dimana operasi-operasi (input/output) yang terjadi didalamnya dapat ditentukan/ diketahui dengan pasti.

Contoh :

-          Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.

-          Sistem penggajian.

1.6.Probalistik Sistem

Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (Selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya

sistem).

Contoh :

-          Sistem penilaian ujian

-          Sistem pemasaran.

1.7.Open Sistem

Sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya.

Contoh :

Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi.(Bisnis dalam menghadapi persaingan dari pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir).

1.8.Closed Sistem      

Sistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut.

Contoh : reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup.

Relativelity Closed Sistem, Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh - pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu .

Contoh :

Sistem komputer. (Sistem ini hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya. Tidak terpengaruh oleh gejolak di luar sistem).

1.9.Artificial Sistem

Sistem yang meniru kejadian dalam alam. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam di mana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam.

Contoh :

-          Sistem AI, yaitu program komputer yang mampu membuat komputer seolah-olah berpikir.

-          Sistem robotika.

-          Jaringan neutral network.

1.10.        Natural Sistem

Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam.

Contoh : laut, pantai, atmosfer, tata surya, dll.

1.11.        Manned Sistem

Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut :

1.      Sistem manusia-manusia. Sistem yang menitik beratkan hubungan antar manusia.

2.      Sistem manusia-mesin. Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan.

3.      Sistem mesin-mesin. Sistem yang otomatis dimana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa aktifitas. Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat. Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode " Relatively Closed dan Deterministik Sistem ", karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.

Contoh :

Pada bidang sistem informasi, faktor komputer dan program komputer biasanya " Relatively Closed dan Deterministik ", tetapi faktor manusia sebagai pengelolanya adalah " Open dan Probabilistik Sistem ".

Sistem ini adalah sistem buaran manusia karena manusialah yang merancang dan mengoprasikannya. Tergolong sebagai sistem terbuka karena menerima masukan dan keluaran bagi lingkungann, serta beradaptasi dengan perubahan atau permintaan lingkungan. Termasuk sebagai sistem fisik, karena secara fisik dapat dilihat. Sistem informasi dapat tergolong sebagai sistem kompleks atau sederhana tergantung pada implementasinya. Sistem informasi digolongkan sebagai sistem probabilistik karena kondisi masa depan sistem ini tidak dapat diramalkan dengan pasti, namun bagian tertentu seperti sistem pemrosesan transaksi dapat dianggap sebagai sistem yang deterministik.

1.12.         Model Umum Sistem

·         Model sistem sederhana

Contoh :

-          Program perhitungan basic kita masukkan, setelah dijalankan kita dapatkan hasilnya.

-          Data mahasiswa (nama, nilai) diproses menjadi daftar nilai semester (berupa laporan).

·         Sistem dengan banyak input dan output

Contoh :

Matriks ,masukannya banyak, keluarannyapun banyak

1.13.        Karakterisik Sistem

-          Organisas.

-          Interaksi.

-          Interdependensi.

-          Integrasi.

-          Tujuan pokok.

1.      Organisasi

Mencakup struktur dan fungsi organisasi

Contoh :

-                Struktur.

-                Fungsi

Organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya fungsi dari setiap bagian

maupun sub bagian.

Contoh :

-          Fungsi direktur utama. Bertanggung jawab penuh terhadap mati atau hidupnya perusahaan  yang dipimpinnya.

-          Fungsi departemen marketing. Bertanggung jawab penuh atas kelancaran pembuatan produk dengan jalan mencari langganan pembeli.

-          Fungsi departemen keuangan dan administrasi. Bertanggung jawab atas kelancaran pengeluaran keuangan perusahaan.

2.      Interaksi.

Saling keterhubungan antara bagian yang satu dengan lainnya.

Contoh : SA dengan P dengan DE dan sebaliknya. SA : Sistem Analis, P : Programmer, DE : Data entry.

3.      Interdependensi.

Bagian yang satu mempunyai ketergantungan dengan bagian yang lainnya.

Contoh : Bagian marketing saling bergantung dengan bagian produksi dan bagian keuangan dan administrasi dalam hal penagihan pada customer.

4.      Integritas.

Suatu keterpaduan antara subsistem-subsistem untuk mencapai tujuan.

Contoh : Bagian marketing mendapat pesanan 100 buah mobil tapi hanya mampu menyediakan 50 unit. Untuk menangani masalah ini diadakan kerjasama dengan perusahaan lain yang bergerak dalam bidang yang sama.

5.      Main objection ( tujuan utama ).

Pemusatan tujuan yang sama dari masing-masing subsistem.

Contoh : suatu perusahaan memerlukan pemusatan tujuan

2.      ORGANISASI.

2.1.Definisi Organisasi

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern.

Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.

Secara umum organisasi adalah sebuah sistematis dalam pengembangan kerja ,dalam rangka mencapai tujuan yang telah di tetapkan secara struktur dan sistematis.

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan. Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

a)      Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

b)      Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.

James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersana, “ sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan. Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

1.      Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.      Organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.

2.2.Unsur Organisasi

Dalam organisasi terdapat unsure – unsure sebagai berikut

a)      Sekelompok manusia yang diarahkan untuk berkerjasama

b)      Melakukan kegiatan yang telah ditetapkan

c)      Kegiatan diarahkan untuk mencapai tujuan

Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi yaitu :

1.      Adanya tujuan bersama

2.      Adanya kerjasama dua orang atau lebih

3.      Adanya pembagian tugas

4.      Adanya kehendak untuk bekerja sama

2.3.Struktur Organisasi

Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :

1.      Strategi organisasi pencapaian tujuan.

2.      Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3.      Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.

4.      Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.

Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1.      Spesialisasi kegiatan

2.      Koordinasi kegiatan

3.      Standarisasi kegiatan

4.      Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5.      Ukuran satuan kerja

2.4.Bentuk-bentuk Organisasi

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.

Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :

1.      Pembagian kerja

2.      Rantai perintah

3.      Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4.      Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

5.      Tingkatan manajemen

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :

1.      Bentuk Piramidal

2.      Bentuk Vertikal

3.      Bentuk Horisontal

4.      Bentuk Melingkar

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1.      Organisasi Garis

Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

Kebaikannya :

a.       Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.

b.      Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.

c.       Proses pengambilan keputusan cepat.

d.      Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas. Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahannya :

a.       Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.

b.      Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

c.       Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2.      Organisasi Garis dan Staf

Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.

Kebaikannya :

a.       Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.

b.      Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.

c.       Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.

d.      Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.

e.       Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.

f.       Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.

g.      Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.

Kelemahannya :

a.       Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.

b.      Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.

c.       Kesatuan komando berkurang.

d.      Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.

3.      Organisasi Fungsional

Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.

Kebaikannya :

a.       Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.

b.      Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.

c.       Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.

d.      Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

Kelemahannya :

a.       Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

b.      Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.

c.       Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.

4.      Organisasi Panitia

Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

Kebaikannya :

a.       Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.

b.      Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.

c.       Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahannya :

a.       Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.

b.      Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.

c.       Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

5.      Organisasi Formal dan Informal

Ragam arti organisasi banyak sekali seperti organisasi statis, organisasi dinamis, organisasi formal, organisasi informal, organisasi tunggal, organisasi jamak, organisasi daerah, organisasi regional, organisasi negara, organisasi internasional dan lain sebagainya. Ada beberapa saja yang akan dibahas di sini, yaitu :

a.      Organisasi Statis : Yaitu gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama yang terdapat dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan.

b.      Organisasi Dinamis : Yaitu kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organisasi, mengadakan departementasi dan menetapkan wewenang, tugas dan tanggung jawab.

c.       Organisasi Formal : Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.

d.      Organisasi Informal : Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

BAB III

PENUTUP

1.      Simpulan

Dari pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa:

a)      Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan yang memiliki satu tujuan.

b)      Elemen yang tidak memiliki manfaat atau tidak memberikan keuntungan bagi elemen yang lain, maka elemen tersebut bukan merupakan bagian dari sistem.

c)      Setiap sistem harus memiliki tujuan. Tanpa adanya tujuan dari sistem tersebut, maka sistem menjadi tak terarah atau tidak terkendali.

d)     Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern.

e)      Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

f)       Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

a.       Spesialisasi kegiatan

b.      Koordinasi kegiatan

c.       Standarisasi kegiatan

d.      Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

e.       Ukuran satuan kerja

2.      Saran

Dengan sedikit memberikan gambaran tentang konsep dasar sistem dan sistem informasi ini, penulis memberikan saran supaya, ketika kita berada pada suatu lembaga atau organisasi, kita bisa memanfaatkan sistem informasi sebagai media dalam aktivitas lembaga atau organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

1.      Bell, Davis., Grimson, Jane. 1999. Distributed Database Sistems.

2.      H.M, Jogianto. 1999. Pengenalan Komputer. Penerbit Andi

3.      Jimmy L.Gaol; Sistem Informasi Manajemen, Jakarta, 2009

4.      Zulkifli AM; Sistem Informasi Manajemen, Bandung, 2009

5.      Danu Wira Pangestu, S.Kom; Ilmu Komputer, Yogjakarta. 2007

6.      Google.com

7.      www.google.com

8.      www.andeandelumutm3.blogspot.com//contohmakalahkonsepsisteminformasi

9.      http://ridho2.blogspot.com

---

[1] Ludwig Von Bartalanfi, Konsep Sistem Informasi.

[2] Mc. Leod, (1995)

[3] Scott, (1996)

[4] Jogianto, (1999)